اجازه دهید با یک مثال آغاز کنیم تا کاربرد هوش تجاری را برایمان به وضوح نشان دهد. تا کنون به ماشین زمان فکر کرده اید؟ اگر ماشین زمان داشتید، خطاهای گذشته تان را جبران می کردید؟ خطا های کسب و کارتان را چطور؟ فرض کنید که من در زمان سفر کرده ام و می خواهم مشاهداتم در این سفر را با شما درمیان بگذارم. یکی از این مشاهدات، کار کردن افراد غیر فنی با سیستم های پیشرفته و تهیه گزارش های پیچیده، تنها با چند کلیک است!
در مورد تمام داده های ارزشمند شرکت خود که ممکن است در هرجایی ذخیره شده باشد، فکر کنید.
چند درصد مدیران تصمیم گیرنده شرکت شما از اطلاعات کاملی برای تصمیم گیری های مهم خود استفاده می کنند؟
چند درصد آنان به تمام اطلاعات لازم در حین تصمیم گیری دسترسی دارند؟ علت آن چیست؟
برای گرفتن برخی تصمیمات، زمان اندکی در اختیار داریم و به همین دلیل، بررسی تمامی اطلاعات غیرممکن است و یا هزینه زیادی نیاز دارد.
هوش تجاری مجموعه ای از روش ها، ابزار و متدولوژی هایی است که یک سازمان برای گرفتن اطلاعات و دانش مفید از داده های خام اولیه، بکار می گیرد. هوش تجاری در گزارش نویسی، تحلیل آماری و تصمیم گیری به سازمان کمک می کند. گزارش نویسی امروز را با گذشته مقایسه کنید. از زمانی که همه داده ها بر روی کاغذ بود تا امروز که داده ها در پایگاه های داده ذخیره می شود و ابزار مهندسی رایانه ای به کمک آمده است.در اینجا مشکلاتی را مطرح می کنیم تا نیاز به پدید آمدن هوش تجاری را بهتر درک کنید:
۱- پراکندگی داده و اطلاعات یک سازمان
فرض کنیم که اطلاعات مربوط به سفارشات خرید، امور مالی، کارهای روزانه در برنامه ریزی منابع سازمانی، مدیریت حساب های کاربری، بازاریابی و… همه و همه در پایگاه داده شرکت ذخیره شده اند. تعریف ساده ای از پایگاه داده را برایتان ارائه می کنم:
پایگاه داده، وسیله ای برای ذخیره سازی حجم بالایی از داده است که اطلاعات لازم برای گزارش نویسی و تجزیه و تحلیل سازمان، در آن قرار دارد. حال استخراج داده از پایگاه داده، آسان است. اما برای تجزیه و تحلیل و گزارش نویسی حجم بالایی از داده ها، چه باید کرد؟
۲- همه کارکنان شما، تحلیلگر نیستند
اگر شما به زبان پایگاه داده ها با افراد سازمان صحبت کنید، به غیر از افراد فنی، سایر کارکنان متوجه سخن شما نمی شوند. در محیط کسب و کار همه به زبان عادی صحبت می کنند و به آنچه در پایگاه داده ها رخ داده فکر نمی کنند. در محیط کسب وکار به زبان عادی کسب و کار صحبت کنید. زبان آنچه که کاربر در واسطه گرافیکی نرم افزار مشاهده می کند با آنچه که پشتیبان فناوری اطلاعات در پایگاه داده ها می بیند، بسیار متفاوت است. پس باید واسطه ای باشد که زبان ماشین را به زبان خوانای کسب و کار تبدیل کند تا برای همه کارکنان سازمان قابل فهم باشد. وقتی از یک پایگاه داده گزارش می گیریم، باید زبان آن را به زبانی خوانا تبدیل کنیم.
۳- شما نمی توانید ذهن بقیه را بخوانید
تصور کنید که از شما گزارشی می خواهند، چندین ساعت برای آن گزارش وقت صرف می کنید و بعد از تحویل به شما می گویند که منظورشان چیز دیگری بوده و گزارش شما به درد آن ها نمی خورد. شما که نمی توانستید ذهن آنها را بخوانید تا متوجه منظورشان بشوید. و یا اینکه برای تحویل گزارش تاخیر داشته باشید و از کارفرمایتان بشنوید که الآن این گزارش دیگر به درد من نمی خورد. مگر شما وقت نگذاشته بودید؟ مگر وقت شما ارزش ندارد؟
پس بهتر است از وقت خود بهتر استفاده کنید. وقتتان را با ساختن چیزهای اشتباه و غیر ضروری هدر ندهید.
برای تهیه گزارش ارتباط زیادی با کاربران نهایی خود برقرار کنید تا منظورشان را به درستی بفهمید. سعی کنید از کسب و کار آنها سر در بیاورید. اطلاعات مرتبط به کسب و کارشان را کسب کنید تا تصمیمات بهتری بگیرید. اگر کارتان را خوب انجام دهید، به سرعت به یک مشاور مناسب برای آنها تبدیل خواهید شد.
۴- نیازهای کسب و کار با پیشرفت آن ها افزایش می باید
هر چقدر که کسب و کار شما رشد کند، فرآیند های کسب و کاری شما پیچیده تر می شود. برای آنکه از قافله عقب نمانید، به مرور زمان باید همگام با تکنولوژی پیش بروید و هوشمندی کسب وکار رقیبان خود را هم درنظر بگیرید. باید سازمان خود را هوشمندتر کنید و به نیازهای کاربران ده سال پیش خود هم پاسخ دهید. چطور سازمان خود را طوری گسترش بدهید که پاسخگوی خواسته های کاربران باشد؟
پاسخ مناسب، استفاده از فناوری اطلاعات است.
فناوری اطلاعات با هوشمندسازی کسب و کار در حفظ و ارائه داده های دقیق، امن، اداره شده و ساخت گزارش ها به شما کمک می کند.
۵- توانایی های شخصی در هوش تجاری ، محدود است
در تهیه گزارش، برای ارائه داده به کاربران باید به صورت هوشمند عمل کنید.
ارائه شما باید ویژگی های زیر را داشته باشد:
- ساده و سریع باشد
- ایمن باشد
- قابل فهم باشد
- منعطف باشد
در نظر گرفتن همه موارد بالا، و تلاش برای تهیه گزارش به صورت دستی و غیرهوشمند، کار آسانی نیست. هوش تجاری این امکان را فراهم می کند تا در عرض چند ثانیه با در نظر گرفتن همه معیارهای بالا، گزارشات خود را استخراج کنیم.
